وجود سیستم اتوماسیون اداری تاثیرات مثبتی بر ارتباطات درون سازمانها داشته و موجب افزایش کانالهای ارتباطی و سرعت و سهولت در مراودات سازمان شده است.
در کاربرد سیستمهای اتوماسیون اداری و اعمال تغییر و تحولات از طریق آنها بایستی به مباحث ارگونومیک (مهندسی انسانی) و مقاومت در برابر تغییر کارکنان و تگنیکهای مناسب غلبه بر مقاومتها نیز توجه اساسی داشته باشد و با بهره گرفتن از نگرش سیستمی، اقدام به تغییر و تحولات و به کارگیری سیستمهای اتوماسیون اداری کنیم و بدانیم که نیروی انسانی هم به عنوان مهمترین عامل ایجاد کننده تغییر و هم به عنوان پذیرنده و اجرا کننده آن است.
پیشینه تحقیق
مطالعات خارجی
تحقیق در زمینه بهره وری به اوایل قرن بیستم بر می گردد. این تحقیقات با آزمایش های تایلور شروع شد (کلگ و دانکرلی، ۱۹۸۰). وی آموزش، انتخاب مناسبترین روش کار و پاداشهای مادی را عوامل تعیینکنندهی بهره وری میدانست. ماگو به این نتیجه رسید که عوامل اجتماعی مثل انگیزش کارکنان، شکل نظارت، رضایتمندی و روابط بین آنها است که بر بهره وری آنان تاثیر میگذارد (آورهیل، ۱۹۷۲). تمام این تحقیقات در نیمه اول قرن بیستم در زمینه صنعت و کشاورزی بود.
اسوارت (۱۹۸۵) در پیمایشی که در یکی از شهرهای آمریکا انجام داد به این نتیجه رسید که انعطافپذیری زمان، تاثیر قابل ملاحظهای بر روی بهره وری کارکنان دفتری دارد. اسوارت در سال ۱۹۸۵ برنامه غنیسازی شغلی را در سیتی بانک امریکا انجام داد. اجرای آن برنامه بهره وری کارکنان را به میزان قابل توجهی افزایش داد.
والترز (۱۹۸۵) به این نتیجه رسید که رضایت شغلی هیچ گونه رابطه علی با بهره وری کارکنان ندارد. باکل و کریسریوانسنک (۱۹۹۵) به این نتیجه رسیدند که دموکراسی در محل کار و تفویض اختیار و افزایش مهارتها باعث افزایش بهره وری میشود.
روگر (۱۹۹۶) به این نتیجه رسید که رهبری، کار تیمی، مشارکت و ارتباط بین اعضای تیم با یکدیگر و با مدیر، بهره وری را به میزان قابل زیادی افزایش میدهد. ایمد (۱۹۹۷) به این نتیجه رسید که کارکنان به ارزشهای انسانی مانند عدالت و حقیقت بیش از منافع و علایق مالی اهمیت میدهند.
مطالعات داخلی
شیخبکلو و همکاران (۱۳۹۱) در مطالعهی خود به طور ویژه به بررسی تاثیر اتوماسیون اداری بر کارایی سازمان پرداختند. جامعهی آماری این تحقیق مدیران و کارشناسان یک سازمان دولتی بودند (۹۷ نفر) که از روش نمونهگیری تصادفی ساده، تعداد ۴۸ نفر به عنوان نمونهی آماری انتخاب شدند. نتایج بدست آمده از آزمون t یک جامعه و کروسکال- والیس نشان میدهند که اتوماسیون اداری بر استفاده بهینه از زمان، سرعت پاسخگویی به مشتریان و دقت در انجام کارها تاثیر دارد و در نتیجه باعث افزایش کارایی سازمان میشود. نویسندگان مقاله در پایان پیشنهادات زیر ارائه نمودند:
به منظور افزایش کیفیت کار و تسریع فرایندهای پیچیدهی اداری آموزش مستمر کارکنان سازمان به صورت پایهای انجام شود. همچنین مدیران باید کارکنان را به استفاده مستمر از سیستم اتوماسیون اداری تشویق کرده و سعی نمایند تا با کمک آنها استفاده از سیستم اتوماسیون اداری را جایگزین سیستم سنتی انجام کارهای اداری سازند.
عدم کاهش هزینه های سازمان از جمله هزینه های نگهداری اسناد، کاهش نیروی انسانی و کاهش ماموریتهای سازمان نشان از آن است از سیستم به طور صحیح استفاده نمیشود. به این خاطر پیشنهاد میشود که کلاسهای آموزشی به منظور توجیه استفاده از سیستم و مزایای آن برای کارکنان سازکان صورت گیرد. همچنین با بهرهگیری کامل از تمامی امکانات سیستم، زمینه را برای کاهش هزینه های سازمان فراهم سازند.

همانگونه که پیداست که برای پیشبرد و انجام هر گونه تغییر سازندهای در سازمان بدون شک حمایت مدیران ارشد عامل مهمی در اجرای بهینه آن خواهد بود. در دورهی کنونی که عصر مجازی نامیده میشود و به مراتب تکامل یافتهتر از عصر اطلاعات است، نقش این جمایتها بسیار پررنگتر و حیاتیتر به نظر میرسد. زیرا هر گونه کوتاهی و چشمپوشی نسبت به تغییرات محیطی، بالاخص تغییرات تکنولوژیکی و اطلاعاتی موجب عقبماندگی آن سازمان را از ابعاد گوناگونی از جمله کارایی کل مجموعه، فراهم خواهد آورد. بنابراین پیشنهاد میشود که مدیران سازمان بیش از پیش حمایت خود را از تغییرات بهینه و سازنده در سازمان اعلام نموده و دیگر کارکنان سازمان را نیز تشویق به عدم مقاومت در برابر تغییرات نمایند.
مدیران باید روحیهی انعطافپذیری افراد را در برابر تغییرات جدید تقویت کرده و خود نیز به این موضوع معتقد باشند که هر تغییری، سریعاً صورت نمیپذیرد و نیازمند زمان مورد لازم برای نیل به نتیجه مطلوب است اتوماسیون اداری نیز یکی از تغییرات میباشد که با توجه به ماهیت تکنولوژیکی و اطلاعاتی که دارد، فرایندهای خاص خود را برای استقرار کامل و بهینه در سازمان میطلبد. از این رو توصیه میشود مدیران سازمان، به زمانبر بودن استقرار این گونه سیستمها توجه داشته باشند و تا زمان استقرار کامل و بهینهی سیستم جدید، قدرت تحملپذیری خود را افزایش دهند.
رحیمیکیا و همکاران (۱۳۹۰) در تحقیق خود به بررسی نقش به کارگیری اتوماسیون اداری در بهره وری کارکنان شهرداری خرمآباد در سال ۱۳۸۹ پرداختند. آنها از اطلاعات پرسشنامهای که از ۷۷ نفر از کارکنان شهرداری خرمآباد جمعآوری شد، برای بررسی این ارتباط بهره جستند. روش آماری مورد استفاده برای تحلیل داده ها شامل آزمون t و تحلیل واریانس بود. یافته های تحقیق نشان میدهد کارکنان شهرداری خرمآباد در مورد نقش به کارگیری اتوماسیون اداری در بهره وری خود نگرش مثبت دارند.
نوروزیانقرهتکان و همکاران (۱۳۹۰) در مقاله خود با عنوان “اثرات سیستمهای اتوماسیون اداری بر شاخصهای بهره وری سازمان"، تاثیر استفاده از سیستمهای اتوماسیون اداری را بر بهره وری مطالعه نمودند. جامعه آماری تحقیق مذکور شامل ۳۰۰ کارمند سازمان مرکزی در سازمان مرکزی دانشگاه فردوسی مشهد بود و بر اساس فرمول ککران ۶۰ کارمند به عنوان نمونه آماری انتخاب شدند. روش مورد استفاده برای تجزیه و تحلیل اطلاعات، آنتروپی بود. یافته های تحقیق نشان میدهد که سیستم اتوماسیون اداری بیشترین تاثیر را بر شاخص بهره وری توانایی سازمان در به روز نمودن روش های اجرایی مدیریتی داشته و شاخص بهره وری بهبود دقت و نیز سهولت پیگیری نامهها کمترین تاثیر را از این نوع سیستم میپذیرد. محققان در پایان بیان میکنند که مسئولین سازمان به منظور بهبود شاخصهای بهره وری که در رتبه های پایینتر هستند باید بر اجرای اقدامات مقتضی متمرکز گشته و سعی در بهبود این شاخصها و ارتقای آنها به سطوح بالاتر نمایند.
صرافیزاده و علیپور (۱۳۸۸) در تحقیق خود به بررسی تاثیر به کارگیری اتوماسیون اداری بر بهره وری منابع انسانی پرداختند. جامعه آماری تحقیق مذکور مدیران و کارشناسان شرکت خدمات پس از فروش شرکت مزدا یدک میباشد. تعداد ۶۸ نفر از جامعه آماری انتخاب شدند و پرسشنامه بین آنان توزیع گردید. روش آماری مورد استفاده برای تحلیل داده ها و استخراج نتایج آزمون t بود. نتایج تحقیق نشان میدهد که به کارگیری اتوماسیون اداری بر عواملی نظیر کارایی، اثربخشی و بهره وری در حوزه انسانی تاثیر مستقیم داشته اما میزان تاثیرات در حد چشمگیری نبوده است.
موسویمدنی و نوروزی (۱۳۸۵) به بررسی تاثیر سیستمهای اتوماسیون بر ارتباطات سازمانی پرداختند. آنها برای بررسی این اثرات، پرسشنامهای حاوی معیارهای مختلف ارتباطی تهیه کردند و پاسخدهندگان تاثیر اتوماسیون اداری را بر هر یک از معیارها، ارزیابی نمودند. در مجموع از نتایج به دست آمده مشخص شد که اتوماسیون اداری ارتباطات رسمی و مراودات دفتری را بسیار تسهیل نموده است ولی در مورد ارتباطات غیررسمی و شخصی افراد تاثیر چندانی نداشته است. همچنین این سیستم در زمینه پیشگیری از برخی برخوردها و ارتباطات منفی و غیرضروری در سازمان، نقش مثبتی ایفا میکند.
آهنگرپور (۱۳۸۷) در تحقیق خود به بررسی بهره وری اجرای اتوماسیون اداری در شرکت ملی حفاری ایران پرداخته است. روش تحقیق مذکور توصیفی- پیمایشی بوده و نمونهی مورد بررسی شامل ۱۶۴ نفر از مدیران و کارکنان شرکت ملی حفاری ایران میباشد. پرسشنامهی مورد استفاده برای جمعآوری اطلاعات شامل ۳۰ سوال بود. یافته های بدست آمده از این تحقیق نشان میدهند که بهره وری شرکت پس از اجرای اتوماسیون اداری افزایش یافته است. برخی از پیشنهادات مطرح شده توسط نویسندهی مقاله به صورت زیر میباشند:
ملزم نمودن شرکت به استفاده از سیستم اتوماسیون اداری برای کلیهی کارکنان و مدیران.
متعهد نمودن مدیران ارشد نسبت به استقرار کامل سیستم اتوماسیون اداری در سطح شرکت.
حذف سیستم دستی در تمام بخشهای شرکت.
اذتقای قابلیت دادهپردازی نرمافزار اتوماسیون اداری با راهنمایی کاربران.
ایجاد بخشی در برنامهی نرمافزاری سیستم اتوماسیون اداری که امکان دریافت پیشنهاد از کاربران را داشته باشد.راهاندازی یک بخش جدید در این برنامه تا کلیهی کاربران قادر باشند به قوانین و مقررات، بخشنامهها، آییننامهها و دستورالعملها به سرعت و سهولت دسترسی داشته باشند تا در مواقع لزوم به مطالبات منطقی ذینفعان توان پاسخوگیی وجود داشته باشد.
شیری (۱۳۸۵) در بررسی خود، تاثیر اتوماسیون اداری بر عملکرد کارکنان شرکت سهامی بیمهی ایران استان همدان را مطالعه نمود. وی برای پی بردن به تاثیر یا عدم تاثیر اتوماسیون اداری بر متغیرهای وابسته، از آزمون استقلال کای دو استفاده نمود. نتایج آزمون تمام فرضیات نشان میدهند که اتوماسیون اداری بر نحوهی دسترسی به آمار و اطلاعات، ایجاد وحدت رویه در انجام امور سازمانی، سرعت انجام امور و همچنین، صحت و دقت عملیات، تاثیر دارند. نویسنده مقاله در انتخا پیشنهادات زیر را ادائه نمود:
اتوماسیون اطلاعرسانی سریع و صحیح به کارکنان و مراجعان و تبع آن رضایت آنها را افزایش میدهد.
اتوماسیون موجب دسترسی سریع به اسناد و مکاتبات ذخیره شده، خدمات رسانی، توزیع و بایگانی اسناد میشود.
اتوماسیون موجب افزایش کنترل و نظارت سازمانی را فراهم کرده و موجب پیگیری صحیح کارها میشود.
اتوماسیون میتوان دستیابی به یک فرصت رقابتی در صنعت بیمه را فراهم آورد.
با توجه به ممنوعیت استخدامی در سازمانهای دولتی، اتوماسیون میتواند راهکاری در جهت صرفهجویی نیروی انسانی باشد.
مدیران شرکت برای مقوله و فرایند اتوماسیون اداری اهمیت به سزایی قایل شوند. مدیران ذیربط در خصوص ادامهی تکمیل اتوماسیون در سازمان با اطمینان هر چه بیشتر قدمهای بعدی را بردارند و اتوماسیون را به طور کامل وارد سازمان نمایند.
به فرایند اتوماسیون به عنوان سرمایهگذاری در سازمان نگریسته شود.
اجرای اتوماسیون به عنوان خط مشی در هیئت مدیره شرکت مطرح و نهادینه گردد به طوری که این مقوله با انتصابات جدید مدیران عالی سازمان و طرز فکر و نحوهی مدیریت آنان خدشهدار نگردد.
تقیزاده (۱۳۸۴) به بررسی تاثیر فناوری اطلاعات بر اثربخشی سازمان پرداختند. در این تحقیق سرعت انجام کارها، بازیابی به موقع اطلاعات و سرعت دسترسی به اطلاعات در مقایسه با قبل از به کارگیری سیستم فناوری اطلاعات، افزایش یافته و این افزایش در این ابعاد موجب اثربخشی سازمان گردیده است. البته دقت در انجام کارها و ذخیرهسازی اطلاعات در مقایسه با قبل از به کارگیری سیستم فناوری اطلاعات افزایش یافته است اما موجب اثربخشی سازمان نشده است.
مدل مفهومی تحقیق و ارتباط اتوماسیون اداری و بهره وری
اگر کشورهای بخواهند در صحنهی رقابت با دیگران باقی بمانند، کارکنان اداره نیز باید بهره وری داشته باشند.در سالهای اخیر برای بهبود بهره وری اداره فعالیتهای زیادی انجام شده است که از جملهی این اقدامات میتوان به سادتر شدن رویه های اداری برای انجام امور، آموزش مناسب به کارمندان و تعدیل نیروی انسانی با جایگزین کردن فنآوریهای اطلاعای و ارتباطی و ارتباطی نظیر وسایل محاسباتی و خودکار کردن امور دفتری اشاره کرد (آهنگرپور، ۱۳۸۷).
اتوماسیون اداری به افزایش بهره وری سازمان در حوزه دفتری کمک شایانی کرده است. امور دفتری در گذشته معمولاً مورد بیاعتنایی در سازمانهای قرار میگرفت. علیرغم این که سهم بزرگی از نیرو و انرژی را به خود اختصاص میداد، ولی هیچگاه مورد یک بازبینی اصولی در جهت بهبود و افزایش بهره وری قرار نگرفته بود (موسویمدنی و نوروزی، ۱۳۸۵).
در نخستین سالهای اختراع رایانه متخصصان توجه چندانی به نیازهای اطلاعاتی مدیران نداشته و از رایانهها فقط جهت پردازش داده ها در امور حسابداری استفاده میشد. در طول این دوره که تا اواسط دههی ۶۰ به طول انجامید، بیشترین تاکید بر قدرت محاسباتی و پردازش رایانه بود. در حال حاضر به این نوع کاربرد رایانه پردازش داده ها گفته میشود و باید توجه داشت که سیستمهای پردازش داده مقداری اطلاعات نیز تولید میکنند.
در اوائل دههی ۱۹۶۰ و پس از اختراع انواع رایانههای جدید که با هزینه کمتر اطلاعات بیشتری را پردازش میکردند روش های جدیدتری برای معرفی تجهیزات جدید ترویج داده شده. یعنی سیستمهای اطلاعاتی مدیریت. پس از گذشت یک دهه و به دلیل به وجود آمدن نیازهای اطلاعاتی جدید، سیستم اطلاعاتی جدیدتری به نام سیستم پشتیبانی تصمیمگیری به وجود آمد. پس از تکمیل سیستم پشتیبانی تصمیمگیری با توجه به پیشرفتهای حاصله در تجهیزات رایانه ای، موضوع افزایش بهره وری و کارایی دفاتر مدیران و تسهیل ارتباطات بین مدیر و کارکنان از طریق به کارگیری تجهیزات رایانه ای و الکترونیک مطرح گردید و در سال ۱۹۸۰ سیستمهای اتوماسیون اداری طراحی گردیدند.
یکی از دلایل عمده کاربرد تکنولوژی اطلاعاتی در محیط اداری، افزایش بهره وری کسانی است که در این ادارات کار میکنند. بررسیهایی که در دههی ۱۹۷۰ انجام گردید نشان داد که رشد بهره وری در این گروه از کارکنان نسبت به کارگرن بخش صنعت و تولید دچار کندی و عقب ماندگی میباشد. بررسی شرکتهای آمریکایی در خلال یک دوره ده ساله منتهی به اواخر دهه ۱۹۸۰ نشان داد که بهره وری در صنعت تقریباً ۹۰ درصد رشد داشته است در حالی که در امور دفتری تقریباً ۴ درصد افزایش وجود داشته است. گزارشات دریافتی از این شرکتها حاکی از آن است که در خلال این دوره ده ساله، کل هزینه امور دفتری از ۲۰ الی ۳۰ درصد به ۳۰ الی ۴۰ درصد کل بودجه افزایش یافته است. یکی از نتایج این مطالعه این بود که هیچ گاه در محیط اداری و دفتری سرمایهگذاری کافی نشده است و دیگر این که تکنولوژی مورد استفاده در محیطهای دیگر، دارای کارایی کمتری بوده است. برآوردهای انجام شده نشان میداد سرمایهگذاری در محیط کارخانه که برای کنترل کامپیوتری تجهیزات و ماشینآلات به کار فته بوده است، حدوداً ۱۰ برابر سرمایهگذاری در بخش اداری بوده است. نتیجه بدیهی این بوده است که سرمایه گذاری بیشتر در بخش امور اداری یک کارخانه که بهره وری بالایی دارد، منجر به به افزایش قابل توجهی در بهره وری امور اداری خواهدشد. پس بایستی سیستمهایی به وجود میآمدند که موجب افزایش بهره وری و کارایی دفاتر هم میشدند (صرافیزاده، ۱۳۸۷).
در این تحقیق رابطه بین بهره وری، میزان استفاده از سیستم اتوماسیون اداری (به عنوان متغیرهای پنهان) و متغیرهای دموگرافیکی (به عنوان متغیرهای بارز) مورد بررسی قرار میگیرند. مدل مفهومی تحقیق به صورت زیر میباشد:
شکل ‏۲-۳: نمای ساده ای از مدل مفهومی تحقیق
فصل سوم روش شناسی تحقیق
مقدمه
برای کشف مجهولات ‌و یافتن ‌پاسخ سوالات‌ باید از‌ روش تحقیق‌ مناسب و‌ مرتبط استفاده شود. روششناسی تحقیق، شیوهی تحقیقات علمی را در اختیار پژوهشگر علم و دانش قرار می‌دهد. هر تحقیق، فرایندی علمی و روشمند است که طی آن پژوهشگر تلاش می‌کند تا برای یک مساله پاسخی نظری پیدا کند و یا برای حل مشکل واقعی در دنیای علمی راهکاری یابد. روش‌ تحقیق، وسیله تعیین این امر است که چگونه یک گزاره تحقیق، مورد تائید قرار گرفته یا رد می‌شود. به عبارت دیگر، روش تحقیق چهارچوب عملیات یا اقدامات جستجوگرایانه برای تحقیق هدف پژوهش جهت آزمودن فرضیه یا پاسخ دادن به سوالات تحقیق را فراهم می‌آورد. دستیابی به هدفهای علم یا شناخت علمی میسر نخواهد بود، مگر زمانی که با روششناسی درست صورت پذیرد. به عبارت دیگر تحقیق از حیث روش است که اعتبار مییابد نه موضوع تحقیق (خاکی، ۱۳۸۹، صفحهی ۱۵۵).
در این فصل ابتدا، روش تحقیق به کار گرفته شده بیان میشود. در بخش ‏۳-۳، جامعه و نمونه آماری تحقیق تشریح میگردد. ابزار گردآوری اطلاعات و قسمتهای مختلف آن در بخش ‏۳-۴ معرفی میشود. فرضیات و متغیرهای تحقیق به ترتیب در بخشهای ‏۳-۵ و ‏۳-۶ آورده خواهند شد. در نهایت روش تجزیه و تحلیل داده ها در بخش ‏۳-۷ آورده میشود.
روش تحقیق
تحقیق حاضر به لحاظ هدف و چگونگی دسترسی به اطلاعات از نوع تحقیقات کاربردی و به لحاظ روش (چون رابطه بین متغیرها مد نظر است)، از نوع همبستگی است.
جامعه و نمونه آماری
در هر بررسی آماری، جامعه، گردایهی عناصری است که میخواهیم دربارهی آن استنباطی به عمل آوریم (عمیدی، ۱۳۷۸، صفحهی ۱۰). تعداد عنصرهای هر جامعه را حجم جامعه مینامند. کار مهم بررسیکننده این است که با دقت و به صورتی کامل جامعه را تعریف کند. تعریف جامعه باید به صورت توصیف دقیق عنصرهایی باشد که به جامعه تعلق دارند. نمونه قسمتی از جامعهی تحت بررسی است که طبق ضوابطی خاص و از پیش تعیین شده انتخاب میشوند. به قسمی که میتوان از این بخش با توجه به روش انتخاب، استنباطهایی دربارهی کل جامعه انجام داد. فرایند انتخاب نمونه و استخراج نتایج و استنباطهای حاصل را بررسی نمونهای میگویند.